Die Auswahl von Kollaborations-Tools findet selten auf der grünen Wiese statt. Außer man ist vielleicht ein Start-Up und hat hier alle Freiheiten.

In der Regel suchen Teams oder Bereiche zunächst Lösungen für eine konkrete Frage- oder Aufgabenstellung (z.B. für Online-Meetings oder das Projektmanagement) und setzen von diesem Ausgangspunkt die Digitalisierung der kollaborativen Arbeit fort.

Sie ergänzen und integrieren weitere Funktionsbereiche und Tools und bauen sich so eine individuelle Lösungssuite auf. Im Sinne eines agilen Arbeitens ist das sicher ein gutes und pragmatisches Vorgehen. An einem bestimmten Punkt angelangt, stellt sich dann aber oft die Frage: Ist diese Kombination von Tools noch effizient und unternehmensübergreifend konsistent?

Je mehr Tools bzw. technische Lösungen die Teammitglieder bedienen müssen, umso eher setzt eine Toolmüdigkeit und Ungeduld ein. Das Zusammenspiel und die Kommunikation ist ggf. nicht mehr effizient und konsistent, zumal viele Tools eine hohe Überschneidung der Funktionsbereiche haben. Zudem steigt der sogenannten Onboarding-Aufwand und natürlich auch der Support- und Wartungsaufwand mit jeder Lösung und mit der Anzahl der internen und externen Anwender*innen.

In meiner Beratungstätigkeit sind mir leider sehr viele Tool-Einführungen und -Konstellationen begegnet, die nicht zielführend eingesetzt wurden und die oft daran scheiterten, dass den Anwender*innen der Nutzen und die Bedienung nicht wirklich vermittelt wurden. Gerade bei häufig wechselnden Teamkonstellationen kann das schnell zu Frust führen. Die Lösung wird dann oft in neuen Tools gesucht. Es werden einfach neue Lösungen eingeführt, ohne dass das alte Tool wirklich sinnvoll eingesetzt wurde und am Ende entsteht nicht selten ein Friedhof der Softwarelösungen.

Es lohnt sich also trotz agilem und pragmatischem Vorgehen und gerade zu Beginn eines solchen Prozesses immer auch, den Blick auf das Ganze zu werfen und die eigentlichen Anforderungen der Teams zu hinterfragen bzw. neu zu erfassen. Aber auf der anderen Seite ist es auch wichtig, den Teams die Gelegenheit zu geben, mit Lösungen wirklich vertraut zu werden, um sie effizient zu nutzen.

Welche Fragen sollten Sie sich stellen?

Den Überblick über die möglichen Lösungen zu behalten, ist nicht einfach und es gibt auch nicht die eine Empfehlung. Jedes Unternehmen muss für sich die passende/n Lösung/en finden. Hierfür ist es zunächst sinnvoll, für die konkrete Anwendung eine funktionale Kriterienliste zu erstellen. Hierzu geben wir gerne Hilfestellung für die einzelnen Toolkategorien.

Darüber hinaus sind auch auch immer übergreifende oder sog. nicht-funktionale Anforderungen relevant.

Folgende Fragestellungen können u.a. bei der Entscheidung wichtig sein:

  • stabile Zusammensetzungen sprechen eher für eine Plattform-Lösung mit festen User-Accounts
  • wechselnde Zusammenstellungen benötigen eher die Möglichkeit, adhoc und kostengünstig Gastuser einzubinden

  • ähnliche Vorgehen (z.B. bei Projektmanagement-Methoden) brauchen eher eine unternehmensübergreifende Lösung
  • spezielle Team-Anforderungen können für eine Speziallösung sprechen (z.B. CRM- oder Marketing-Lösungen mit integrierten Kollaborations-Funktionen)

  • bei Einbindung externer Personen sind i.d.R. besondere Anforderungen an die Sicherheitseinstellungen und Rollen-Rechte-Konzepte zu beachten
  • bei temporärer Einbindung sollte das Lizenzmodell die Möglichkeit geben, kostenfreie Gastzugänge zu nutzen
  • je nach Einsatzgebiet ist es u.U. auch wichtig, anonyme Zugriffe zu ermöglichen, so dass Gastuser ohne Abgabe personenbezogener Daten arbeiten können

  • wenn häufige gemeinsame Entscheidungen per Abstimmung zu treffen sind, lohnt es sich auf integrierte oder separate Voting- und Umfrage-Features zu achten

  • dies wirkt sich insbesondere auf die Möglichkeiten aus, gleichzeitig auf gemeinsamen Dokumenten und Inhalten zu arbeiten
  • achten Sie hier bei Ihrer Video-Konferenzlösung auf die Möglichkeit, Gruppenräumen oder Team Channel bereitstellen zu können
  • bei häufigen bilateralen Abstimmung und Teambesprechungen sind Messenger-Lösungen i.d.R. sinnvoller als Konferenzlösungen

  • viele, aber nicht alle Lösungen bieten Apps für Mobile Devices, hierauf sollte bei heterogener Endgeräte-Situation besonders geachtet werden

 

Darüber hinaus gilt es natürlich auch immer zu prüfen,

  • wie schützenswert die verarbeiteten Daten hinsichtlich Vertraulichkeit und Datenschutz sind, welche Anwendungen können datenschutzkonform genutzt werden?
  • welche Anforderungen gibt es an ein Rollen-Rechte-Konzept, an ein Single Sign On sowie generell an Administration und Support
  • welche Schulungs- und Onboarding-Möglichkeiten werden benötigt?
  • welche Budget- und technologischen Aspekte sind zu berücksichtigen?

Viele Tools arbeiten in ihrem Preisstrukturen mit verschiedenen Elementen, wie der Anzahl der User, den Zugriff auf einzelne Funktionen oder auch Aspekten, wie der Anzahl der nutzbaren Objekte (z.B. Projekte, Boards, MindMaps) oder des Datenvolumens. Hier empfiehlt es sich im Vorfeld gut zu überlegen, wie viele feste User und Gastuser es geben wird und wie deren Nutzungsintensität aussieht. Diese Frage ist bei der Auswahl der Tools kostenseitig in der Regel relevanter als die Unterschiede in den Funktionalitäten.

Sie haben Fragen zur Auswahl von Kollaborations-Tools? Dann helfen wir Ihnen gerne, die für Sie passende Kriterien- und Auswahlliste zu erstellen und natürlich auch bei der Suche nach passenden Lösungen.

Kontaktieren Sie uns einfach per Kontaktformular oder per E-Mail an hallo@locinar.plus und vereinbaren Sie z.B. ein kurzes 20-minütiges kostenloses Erstgespräch. Wir unterstützen Sie gerne bei der Auswahl und Einführung der für Sie passenden Lösungen.

Bildnachweis: Screenshot selbst erstellt MindMeister (mindmeister.com)