Für viele Unternehmen ist Online-Kollaboration nicht erst seit Covid-19 ein wichtiger Erfolgsfaktor. Egal, ob im Homeoffice, an verteilten Unternehmensstandorten oder in Projekten mit externen Dienstleistern oder Kunden: Teams bzw. Menschen online zusammenzubringen und in die Lage zu versetzen, wirklich gemeinsam an Aufgaben und Projekten zu arbeiten, ist heutzutage ein wesentlicher Aspekt, um …
- Prozesse und die Kommunikation effizient zu gestalten,
- Projekte erfolgreich zu planen und umzusetzen und vor allem auch,
- das entstandene Wissen zu teilen, zu dokumentieren und zu vermitteln.
Aber für viele Unternehmen, die erst jetzt gezwungenermaßen die ersten Schritte in die Online-Zusammenarbeit gehen, wird schnell klar: Digitale Teamarbeit wird uns auch in Zukunft begleiten und dabei immer wichtiger werden. Online-Kollaboration ist mit Corona gekommen, um zu bleiben.
Damit stehen viele Unternehmen natürlich vor allem vor der Frage: Wie kann diese Form der Zusammenarbeit dauerhaft etabliert werden und welche technischen Lösungen können dabei helfen?
Online-Kollaboration ist mehr als die Teilnahme an Online-Meetings
Häufig startet gerade im Moment die digitale Teamarbeit mit der Einführung eines Video-Konferenztools zur Planung und Durchführung von Online-Meetings.
Die meisten Video-Konferenztools, wie Zoom oder GotoMeeting bieten die Möglichkeit, sich online zu treffen und dabei Video- und Audio-Beiträge und Dokumente, z.B. Präsentationen des Referenten oder Moderators zu teilen. Eine interaktive Beteiligung der Meeting-Teilnehmenden ist aber häufig auf Wortbeiträge oder eben das Teilen des Bildschirms reduziert. Auch die Möglichkeit, auf den z.T. integrierten Whiteboards gemeinsam zu arbeiten und Skizzen anzufertigen oder Notizen zu erstellen, bringt häufig nicht den gewünschten Nutzen. Spätestens bei der Dokumentation und der Verteilung von Arbeitsmaterialien, Dokumentationen etc. kommen viele dieser Tools an ihre Grenzen.
Der Markt bietet inzwischen eine Unmenge an Softwarelösungen zum kollaborativen Arbeiten, die hier Abhilfe schaffen wollen. Die Möglichkeiten reichen von Kollaborations-Plattformen, die mehrere Funktionsbereiche abdecken, bis hin zu Speziallösungen. Dabei können zum Beispiel folgende Bereiche für eine digitale Zusammenarbeit relevant sein:
- Konferenztools für Audio- und Videomeetings und Online-Veranstaltungen
- Messenger, Chats und Social-Intranet-Lösungen zur schnellen Kommunikation zwischen einzelnen Teammitgliedern
- Taskboards und Projektmanagement-Tools zur gemeinsamen Arbeit in Projekten oder Prozessen
- Online-Whiteboards zum Sketching von Ideen und Lösungen und zur Planung, Durchführung und Dokumentation von Workshops
- Mind-Mapping-Tools zur Ideenfindung und zum gemeinsamen Erarbeiten von komplexeren Strukturen und Konzepten
- Online-Pinwände und Pads zum Sammeln von Ideen und Inhalten zu verschiedenen Themen
- Lösungen zum Austausch und gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten, z.B. auch Blogs und Wiki-Lösungen
- Umfrage-Tools zur Entscheidungsunterstützung, z.B. mit Votings und Umfragen und zur Terminfindung
- Lösungen zur Organisation und Vermittlung von Wissen, z.B. um Teams und insbesondere neue Teammitglieder schnell in neue Themen und Tools einzuführen
Eine Übersicht der möglichen Einsatzbereiche habe ich in dieser Mind-Map zusammengestellt:
In der folgenden Tabelle finden Sie eine Übersicht über mögliche Tools zu diesen Einsatzbereichen. Wobei die Zuordnung nicht immer eindeutig möglich ist, da viele Tools unterschiedliche Bereiche abdecken. Daher sehen Sie es mir bitte nach, wenn die Einordnung ggf. durch eigene Erfahrung etwas subjektiv geprägt ist. Außerdem handelt es sich natürlich nur um einen kleinen Ausschnitt ohne Anspruch auf Vollständigkeit.
| Einsatzgebiet | Beispiele für Tools |
|---|---|
| Audio- und Videokonferenzen | BigBlueButton, Google Meet, GoToMeeting, Microsoft Teams, Zoom… |
| Messenger, Chat-Tools, Social Intranet | Slack, Microsoft Teams / Yammer, Telegram, WhatsApp, … |
| Task-Listen und Boards | Jira, MeisterTask, Trello, Zenkit, … |
| Work- und Projektmanagement | Asana, awork, Microsoft Project, monday.com, Wrike, … |
| Online-Whiteboards | Conceptboard, Miro, Mural, … |
| Mind-Mapping-Anwendungen | Ayoa, MindMeister, Wisemapping, … |
| Entscheidungsunterstützung/Umfragen/Terminplanung | Calendly, Doodle, LimeSurvey, Mentimeter, Typeform, Voxr, … |
| Dokumente teilen und gemeinsam bearbeiten | DropBox, Google G Suite / Drive, Microsoft Sharepoint / OneDrive, … |
| Organisation von Wissen, Dokumentation | Confluence, Evernote, Explain Everything, Microsoft OneNote, Notion, Padlet, … |
Viele Tools bezeichnen sich selbst als Online-Kollaborations-Tool, was auch stimmt, so lange das gemeinsame, zeitgleiche und standortverteilte Arbeiten von Menschen in der Anwendung gegeben ist (unabhängig zunächst von dem jeweiligen Zweck oder Aufgabenbereich).
Davon abzugrenzen ist sicher der Begriff der Online-Kollaborations-Plattform, bei der möglichst viele der o.g. Funktionsbereiche entweder durch originäre Features oder durch integrierte Apps zusammengefasst sind. Hier würde ich persönlich Anwendungen wie Microsoft Teams, Google G Suite oder auch Nextcloud einordnen. Die Frage ist sicher, wie viele Bereiche abgedeckt sind und wie gut die Integration tatsächlich gegeben ist.
Tools, die mehrere Funktionsbereiche mitbringen, haben in der Regel Schwerpunkte aufgrund ihrer Entstehungsgeschichte, nicht alle Funktionen sind entsprechend gleichermaßen gut integriert oder nutzbar.
Einige Video-Konferenztools bieten zum Beispiel integrierte Whiteboards, die aber über einfache Sketching-und Notiz-Funktionen nicht hinausgehen. Einige kollaborative Online-Whiteboards bieten wiederum integrierte Video-Chat Funktionalitäten, die für das Arbeiten direkt im Board sicher komfortabel sind. Als Einsatzmöglichkeit für größere Videokonferenzen eignen sich diese dann aber in der Regel technisch und auch vom Lizenzmodell her nicht.
Online-Whiteboards bieten z.T. Mind-Mapping-Templates an, die aber nicht an die Usability und die Möglichkeiten von Mind-Mapping-Tools herankommen. Und Mind-Mapping-Tools mit integrierten Taskmanagement haben es schwer, mit den speziellen Task- und Projektmanagement-Tools mitzuhalten.
Also wie findet man da die richtige Lösung? Dieser Fragen werden wir in verschiedenen Blog-Beiträgen mit unterschiedlichen Tool-Schwerpunkten auf den Grund gehen.
Einen ersten Überblick zu Kriterien bei der Toolauswahl können Sie hier lesen: Toolauswahl für die digitale Teamarbeit
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Ihre
Martina Hölscher
Bildnachweis: Screenshot selbst erstellt mit MeisterTask (meistertask.com)
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