Tools und Methoden für die digitale Team-Arbeit

Wie viel Zeit haben Sie schon damit verbracht, nach Tools zu suchen, die Ihnen die Arbeit erleichtern?

Mit dem Siegeszug der Web- und Mobile-Lösungen und insbesondere der Cloud-Technologie wurde der Markt mit einer Vielzahl von Tools geflutet, die alle versprechen, die Arbeit in Teams bzw. von Menschen an verteilten Standorten effizienter, interaktiver und kreativer zu gestalten. Angefangen von reinen Kommunikationslösungen, wie Messenger und Videokonferenzlösungen, über Aufgaben- und Projektmanagement-Tools, Online-Whiteboard- oder Notepads bis hin zu kompletten Kollaborations-Plattformen: der Markt ist so komplex geworden, dass es schwerfällt, einen Überblick zu behalten.

Vor der Effizienzsteigerung steht der Zeitaufwand für die Toolsuche

Durch die Beratungstätigkeit in verschiedenen Unternehmen lernt man automatisch die dort eingesetzten Tools für die kollaborative (Projekt-)Arbeit gut kennen. Auch wenn einem einige Tools häufiger begegnen als andere – das eigene Tool-Portfolio wächst so automatisch mit. Und immer häufiger geht es eben in meiner Beratungstätigkeit auch darum, Teams konkret bei der Suche nach technischen Lösungen zu helfen, die das agile und co-kreative Arbeiten im jeweiligen Kontext unterstützen.

Mit der Suche nach geeigneten Lösungen kann man dann viel Zeit verbringen. Ein guter Einstieg sind natürlich die zahlreichen Websites und Blogbeiträge mit Titeln wie ‘Die x besten Tools für…’. Ich bin hier jedoch schnell frustriert, wenn ich dann auf kopierte, oft veraltete Testergebnisse oder Anbietertexte treffe, die häufig nicht die für mich relevanten Kriterien betrachten. Immerhin, es gibt hier einige gute Einstiegspunkte, um relevante Tools zu recherchieren (ein Blogbeitrag hierzu ist geplant).

Einmal auf einen Anbieter gestoßen, machen es einem die meisten mit 30-Tage-Tests und Free-Accounts recht einfach, ihre Lösung auszuprobieren. Ergebnis ist allerdings ein umfangreicher Zoo an Testaccounts, deren Kündigungsoptionen man im Blick behalten muss, Anbieter-E-Mails, die das Postfach fluten und vor allem die Erkenntnis, dass 30 Tage schneller vergehen, als man vermuten sollte.

Das kann sehr zeitraubend und nervig sein. Aber in meinem Fall gehört es einfach zum Kerngeschäft, einen möglichst umfangreichen Marktüberblick zu haben. Einige Tools sind nach 10-minütiger Sichtung auch schnell von der Liste gestrichen und es gibt sehr motivierende Momente, in denen man denkt: ‘Oh, wie cool ist das denn!’.

Und natürlich profitieren Sie als Kunde von dieser Vorarbeit. Sie können sich diese zeitraubende Recherche sparen und in unseren Projekten auf diese Erkenntnisse zurückgreifen. 

Die Corona-Monate haben zudem Zeit gebracht, die Toolrecherche auf weitere Bereiche auszuweiten, das Vorgehen neu zu strukturieren, eigene Testszenarien aufzubauen und die Ergebnisse zu verdichten. Dabei sind viele spannende Erkenntnisse entstanden, die ich in diesem Blog mit Ihnen teilen möchte. Dazu werde ich Ihnen hier sukzessive verschiedene Toolkategorien und ihre Einsatzzwecke, aber natürlich auch konkrete Tools für die digitale Teamarbeit vorstellen.

Neue Rechtsprechung und aktuelle Entwicklungen im Blick behalten

Nicht nur durch den generellen Digitalisierungstrend und durch Corona gab es viel Bewegung im Markt der Online-Kollaborations-Tools. Auch aktuelle (datenschutz-)rechtliche Aspekte beeinflussen die Toolauswahl.

Gerade mit der aktuellen EuGH-Entscheidung, das EU-US Privacy-Shield als Grundlage für eine Datenverarbeitung in EU-Drittländer für unwirksam zu erklären, müssen viele Tools erneut auf den Prüfstand. Positiv gesehen kann dies natürlich die Entscheidungsfindung bei der Auswahl möglicher Anbieter vereinfachen.

Leider sind viele europäische Lösungen funktional immer noch hinter den US-Anbietern zurück. Es wird nicht immer einfach sein, adäquate Alternativen zu finden. Wenn man aber auf gezielte Entdeckungstour geht, gibt es erstaunlich viele spannende und kreative Lösungen von deutschen und europäischen Anbietern. Und der Markt wächst permanent weiter, Lösungen werden weiterentwickelt oder konsolidiert. Es bleibt spannend.