Spätestens seit Covid-19 haben viele Unternehmen und Teams, aber auch Online-Trainer*innen und Coaches das digitale Arbeiten über verteilte Standorte für sich entdeckt. Dabei bedeutet Online-Teamarbeit mehr als die Teilnahme an einer Audio- oder Videokonferenz. Echte Online-Kollaboration heißt u.a., dass die Teilnehmer*innen gemeinsam online an Aufgaben und Themen arbeiten, die Ergebnisse zentral festhalten und auch im Anschluss an ein Meeting weiterbearbeiten können.

Mit Online-Whiteboards gemeinsam in Echtzeit arbeiten

Für diesen Zweck können z.B. Online-Whiteboards eingesetzt werden. Online-Whiteboards sind ähnlich wie klassische Whiteboards vor allem geeignet, um im Team gemeinsam Ideen zu entwickeln, diese dann zu priorisieren und weiterzuentwickeln. Daneben lassen sie sich aber aufgrund ihrer digitalen Funktionen auch für viele andere Zwecke einsetzen, zum Beispiel

  • bei der Projektplanung und im Projektmanagement
  • in Modellierungs- und Konzeptionsprozessen, z.B. bei der Strategie- und Geschäftsmodellentwicklung
  • im Produkt- und Service Design bzw. allgemein in Innovatiosprozessen
  • in Online-Trainings, Schulungen und Workshops

Einfache Online-Whiteboards bieten in der Regeln neben der Nutzung von Zeichenwerkzeugen (Stifte, Formen, Pinsel etc.) und Textelementen (z.B. digitale Haftnotizen) auch das Einbinden von Links und Dateien (z.B. Bilder, Videos, PDFs), so dass die Teilnehmenden in Echtzeit gemeinsam Ideen sammeln, scribbeln und mit Zusatzinformationen anreichern können. Einige Tools bieten darüber hinaus erweiterte Funktionalitäten, die die Online-Kollaboration aber auch die Moderation von Online-Meetings unterstützen.

Der Vorteil gegenüber den klassischen Offline-Varianten ist vor allem der nahezu unbegrenzte Platz. Da wo ein physisches Board durch seine Maße schnell an seine Grenzen kommt, kann ein Online-Whiteboard meist beliebig erweitert oder in verschiedene Boards aufgeteilt werden.
Einzelne Inhalte können miteinander verlinkt werden, so dass auch bei großen Boards ein schnelles Navigieren und Auffinden von Inhalten möglich ist. Durch die vielseitigen Einsatzmöglichkeiten kann ein Online-Whiteboard so auch Elemente wie Flipcharts oder Metaplan-Wände ersetzen.

Einzelne Boardelemente oder auch ganze Boards können dann in verschiedene Formate exportiert und an anderer Stelle zur Dokumentation oder in Präsentationen eingesetzt werden. Die Profi-Tools bringen zudem hilfreiche Integrationsmöglichkeiten in andere Werkzeuge mit und unterstützen zum Teil auch mit integrierten Audio- und Videochat-Lösungen, so dass keine externe Konferenzsoftware benötigt wird.

Wir haben für Sie in folgender Tabelle eine Übersicht gängiger und erweiterter Funktionalitäten von Online-Whiteboards zusammengestellt. Zugegeben, die Einteilung in diese Kategorien ist eventuell etwas willkürlich. Aber sie soll auch nur eine erste Orientierung geben, welche Funktionalitäten bei der Anwendung von Online-Whiteboards relevant sein können.

Standard-Funktionalitäten
  • Zeichenwerkzeuge (Stifte, Radierer, Formen, Text) um Inhalte auf dem Whiteboard zu erstellen

  • Haftnotizen zum Sammeln von Ideen und Themen

  • Gleichzeitiges Arbeiten am Board durch mehrere Nutzer

  • Einbindung von Icons und Symbolen

  • Import bzw. Einbinden von Dateien (z.B. Bilder, PDFs, Videos)

  • Export als Bild- oder PDF-Datei

Erweiterte Funktionalitäten
  • Zugriff über verschiedene Devices/Apps (PC, Smartphone, Tablet)

  • Nutzerrollen, z.B. Lesen, Review, Editieren

  • Bereitstellen von Templates für Arbeitsmethoden und Management-Werkzeuge

  • Erweiterter Export z.B. nach Microsoft Word, Powerpoint etc.

  • Erstellung von Kommentaren und Aufgaben

  • Zugriff auf Bilddatenbanken

Profi-Funktionalitäten
  • Einbindung von Votings/Abstimmungen

  • Facilitator Tools wie gesteuerte Moderation der Boards, Timer, etc

  • Integration in/mit Projektmanagement- bzw. Kollaborations-Tools (z.B. Slack, Jira, Asana, Microsoft Teams, Google, …)

  • Erweiterte Rollen-Rechte-Konzepte zur Strukturierung und Organisation von Boards

  • Historisierungsmöglichkeiten

  • Integrierte Audio- und Videochat-Funktion

Darüber hinaus bringen einige Tools noch erweiterte Enterprise-Funktionen mit, z.B. für eine tiefere Integration in die unternehmensspezifische Infrastruktur.

Eine klare Einordnung der verschiedenen Online-Whiteboards in Kategorien wie Standard, Erweitert und Profi ist schwierig, da dies auch häufig von den Lizenzplänen abhängt oder Funktionen über zusätzliche Apps angeboten werden. Darüber hinaus gibt es bei einigen Tools spannende Zusatzfunktionen oder Integrationen, die über den üblichen Funktionsumfang von Online-Whiteboards hinausgehen.

Doch wie finden Sie jetzt heraus, welche Funktionalitäten und Kriterien für Ihre eigene Tool-Auswahl wichtig sind. Mit dieser Frage beschäftigen wir uns im nächsten Blog-Beitrag ‘Auswahlkriterien für Online-Whiteboards’.

 

Hinweis:

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Es handelt sich auch nicht um eine generelle Empfehlung für bestimmte Produkte. Diese Entscheidung hängt von vielen Rahmenbedingungen ab, wie dem gewünschten Einsatzzweck für die jeweilige  Organisation oder das Geschäftsmodell, die benötigten Funktionalitäten, dem Zusammenspiel mit
anderen Tools und eventueller Infrastruktur- und Technologievorgaben. Nicht zuletzt sind natürlich auch rechtliche Aspekte, wie Rollen-Rechte-Konzepte, Urheberrecht und Datenschutzvorgaben zu betrachten.

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