Für viele Unternehmen ist Online-Kollaboration nicht erst seit Covid-19 ein wichtiger Erfolgsfaktor. Egal, ob im Homeoffice, an verteilten Unternehmensstandorten oder in Projekten mit externen Dienstleistern oder Kunden: Teams bzw. Menschen online zusammenzubringen und in die Lage zu versetzen, wirklich gemeinsam an Aufgaben und Projekten zu arbeiten, ist heutzutage ein wesentlicher Aspekt, um …

  • Prozesse und die Kommunikation effizient zu gestalten,
  • Projekte erfolgreich zu planen und umzusetzen und vor allem auch,
  • das entstandene Wissen zu teilen, zu dokumentieren und zu vermitteln.

Aber für viele Unternehmen, die erst jetzt gezwungenermaßen die ersten Schritte in die Online-Zusammenarbeit gehen, wird schnell klar: Digitale Teamarbeit wird uns auch in Zukunft begleiten und dabei immer wichtiger werden. Online-Kollaboration ist mit Corona gekommen, um zu bleiben.

Damit stehen viele Unternehmen natürlich vor allem vor der Frage: Wie kann diese Form der Zusammenarbeit dauerhaft etabliert werden und welche technischen Lösungen können dabei helfen?

Online-Kollaboration ist mehr als die Teilnahme an Online-Meetings 

Häufig startet gerade im Moment die digitale Teamarbeit mit der Einführung eines Video-Konferenztools zur Planung und Durchführung von Online-Meetings.

Die meisten Video-Konferenztools, wie Zoom oder GotoMeeting bieten die Möglichkeit, sich online zu treffen und dabei Video- und Audio-Beiträge und Dokumente, z.B. Präsentationen des Referenten oder Moderators zu teilen. Eine interaktive Beteiligung der Meeting-Teilnehmenden ist aber häufig auf Wortbeiträge oder eben das Teilen des Bildschirms reduziert. Auch die Möglichkeit, auf den z.T. integrierten Whiteboards gemeinsam zu arbeiten und Skizzen anzufertigen oder Notizen zu erstellen, bringt nicht wirklich den gewünschten Nutzen. Spätestens bei der Dokumentation und der Verteilung von Arbeitsmaterialien, Dokumentationen etc. kommen viele dieser Tools an ihre Grenzen.

Der Markt bietet inzwischen eine Unmenge an Softwarelösungen zum kollaborativen Arbeiten, die hier Abhilfe schaffen wollen. Die Möglichkeiten reichen von übergreifenden Lösungen, die mehrere Funktionsbereiche abdecken, bis hin zu Speziallösungen. Dabei können zum Beispiel folgende Bereiche für eine digitale Zusammenarbeit relevant sein:

  • Online-Konferenztools für Audio- und Videomeetings
  • Online-Whiteboards zum gemeinsamen Arbeiten mit Haftnotizen, Templates oder Sketching von Ideen und Lösungen
  • Mind-Mapping-Tools zum gemeinsamen Erarbeiten von komplexeren Strukturen und Konzepten
  • Aufgaben- und Projektmanagement-Tools zur gemeinsamen Arbeit in Projekten oder Prozessen
  • Messenger und Chat-Werkzeuge zum schnellen Austausch auch ohne Termin- und Meetingplanung
  • Tools zur Entscheidungsunterstützung, z.B. mit Votings und Umfragen und zur Terminfindung
  • Messenger, Chats und Social-Intranet-Lösungen zur schnellen Kommunikation zwischen einzelnen Teammitgliedern
  • Lösungen zum Austausch und gemeisamen Bearbeiten von Dokumenten
  • Lösungen zur Organisation und Vermittlung von Wissen, um Teams und insbesondere neue Teammitglieder schnell in neue Themen und Tools einzuführen

In der folgenden Tabelle finden Sie eine Übersicht über mögliche Tools zu diesen Funktionsbereichen. Wobei die Zuordnung nicht immer eindeutig möglich ist, da viele Tools unterschiedliche Bereiche abdecken. Daher sehen Sie mir bitte nach, wenn die Einordnung ggf. durch eigene Erfahrung etwas subjektiv geprägt ist. Außerdem handelt es sich natürlich nur um einen kleinen Ausschnitt ohne Anspruch auf Vollständigkeit.

 
Einsatzgebiet Beispiele für Tools
Audio- und Videokonferenzen Zoom, GoToMeeting, Adobe Connect, Microsoft Teams, Google Meet, …
Aufgaben- und Projektmanagement Microsoft Project, Asana, Trello, MeisterTask, Zenkit, Jira, …
Online-Whiteboards Conceptboard, Mural, Miro, Explain Everything, …
Mind-Mapping MindManager, MindMeister, Ayoa, Coggle, Wisemapping, …
Entscheidungsunterstützung/Umfragen/Terminplanung SurveyMonkey, LimeSurvey, Typeform, Mentimeter, Voxr, Doodle, …
Dokumente teilen und gemeinsam bearbeiten Microsoft Sharepoint / OneDrive, Google G Suite / Drive, DropBox, …
Organisation von Wissen, Dokumentation Confluence, Wikis, Microsoft OneNote, Evernote, …
Wissensvermittlung / E-Learning Moodle, Ilias, H5P, …
Messenger, Chat-Tools, Social Intranet Slack, Microsoft Teams / Yammer, Telegram, …

Tools, die mehrere Funktionsbereiche mitbringen, haben in der Regel Schwerpunkte aufgrund ihrer Entstehungsgeschichte, nicht alle Funktionen sind entsprechend gleichermaßen gut integriert oder nutzbar.

Einige Video-Konferenztools bieten zum Beispiel integrierte Whiteboards, die aber über einfache Sketching-und Notiz-Funktionen nicht hinausgehen. Einige kollaborative Online-Whiteboards bieten wiederum integrierte Video-Chat Funktionalitäten, die für das Arbeiten direkt im Board sicher komfortabel sind. Als Einsatzmöglichkeit für größere Videokonferenzen eignen sich diese dann aber in der Regel technisch und auch vom Lizenzmodell her nicht.

Online-Whiteboards bieten z.T. Mind-Mapping-Templates an, die aber nicht an die Usability und die Möglichkeiten von Mind-Mapping-Tools herankommen. Und Mind-Mapping-Tools mit integrierten Taskmanagement haben es schwer, mit den speziellen Task- und Projektmanagement-Tools mitzuhalten.

Also wie findet man da die richtige Lösung?

Toolauswahl für die digitale Teamarbeit – eine wichtige unternehmensspezifische Entscheidung

In der Regel suchen Teams oder Bereiche zunächst Lösungen für eine konkrete Frage- oder Aufgabenstellung (z.B. für Online-Meetings oder das Projektmanagement) und setzen von diesem Ausgangspunkt die Digitalisierung der kollaborativen Arbeit fort.

Sie ergänzen und integrieren weitere Funktionsbereiche und Tools und bauen sich so eine individuelle Lösungssuite auf. Im Sinne eines agilen Arbeitens ist das sicher ein gutes und pragmatisches Vorgehen. An einem bestimmten Punkt angelangt, stellt sich dann aber oft die Frage: Ist diese Kombination von Tools noch effizient und unternehmensübergreifend konsistent? 

Je mehr Tools bzw. technische Lösungen die Teammitglieder bedienen müssen, umso eher setzt eine Toolmüdigkeit und Ungeduld ein. Das Zusammenspiel und die Kommunikation ist ggf. nicht mehr effizient und konsistent, zumal viele Tools eine hohe Überschneidung der Funktionsbereiche haben. Zudem steigt der sogenannten Onboarding-Aufwand und natürlich auch der Support- und Wartungsaufwand mit jeder Lösung und mit der Anzahl der internen und externen Anwender*innen. 

In meiner Beratungstätigkeit sind mir leider sehr viele Tool-Einführungen und -Konstellationen begegnet, die nicht zielführend eingesetzt wurden und die oft daran scheiterten, dass den Anwender*innen der Nutzen und die Bedienung nicht wirklich vermittelt wurden. Gerade bei häufig wechselnden Teamkonstellationen kann das schnell zu Frust führen. Die Lösung wird dann oft in neuen Tools gesucht. Es werden einfach neue Lösungen eingeführt, ohne dass das alte Tool wirklich sinnvoll eingesetzt wurde und am Ende entsteht nicht selten ein Friedhof der Softwarelösungen.

Es lohnt sich also trotz agilem und pragmatischem Vorgehen und gerade zu Beginn eines solchen Prozesses immer auch, den Blick auf das Ganze zu werfen und die eigentlichen Anforderungen der Teams zu hinterfragen bzw. neu zu erfassen. Aber auf der anderen Seite ist es auch wichtig, den Teams die Gelegenheit zu geben, mit Lösungen wirklich vertraut zu werden, um sie effizient zu nutzen.

Welche Fragen sollten Sie sich stellen?

Den Überblick über den Markt möglicher Lösungen zu behalten, ist nicht einfach und es gibt auch nicht die eine Empfehlung. Jedes Unternehmen muss für sich die passende/n Lösung/en finden.

Folgende Fragestellungen können u.a. bei der Entscheidung relevant sein:

  • Arbeiten die Teams in einer relativ stabilen Konstellation über einen längeren Zeitraum zusammen oder ändert sich die Zusammensetzung häufig?
  • Arbeiten die einzelnen Teams im Unternehmen sehr ähnlich oder gibt es deutlich unterschiedliche Anforderungen?
  • Bestehen die Teams nur aus internen Mitarbeiter*innen oder sind auch externe Dienstleister oder ggf. auch Kunden eingebunden?
  • Geht es in erster Linie um das gemeinsame kreative Entwickeln und Bearbeiten von Ideen oder um die Dokumentation von Arbeitsergebnissen?
  • Ist es wichtig, die Teilnehmenden häufig bei Entscheidungen einzubinden und Feedback einzuholen?
  • Arbeitet das Team immer gemeinsam oder sind auch Einzel- oder Teilgruppenabstimmungen wichtig?
  • Arbeiten alle in der gleichen oder ähnlichen Infrastruktur oder sind unterschiedlichste (mobile) Endgeräte und Softwareumgebungen zu berücksichtigen?

Darüber hinaus gilt es natürlich auch immer zu prüfen,

  • wie schützenswert die verarbeiteten Daten hinsichtlich Vertraulichkeit und Datenschutz sind,
  • welche Anforderungen es an ein Rollen-Rechte-Konzept sowie an Administration und Support gibt und 
  • welche Budget- und technologischen Aspekte zu berücksichtigen sind.

Viele Tools arbeiten in ihrem Preisstrukturen mit verschiedenen Elementen, wie der Anzahl der User, den Zugriff auf einzelne Funktionen oder auch Aspekten, wie der Anzahl der nutzbaren Objekte (z.B. Projekte, Boards, MindMaps) oder des Datenvolumens.

Entdecken Sie mit uns die Möglichkeiten der digitalen Teamarbeit

Um Sie bei diesem Entscheidungsprozess zu unterstützen, werden wir Ihnen sukzessive Hilfestellungen an die Hand geben. Wir stellen Ihnen regelmäßig Tipps, Ideen und Tools vor, mit denen Sie Ihre digitale Teamarbeit starten oder ausbauen können und werden dies immer in Bezug zu beispielhaften Unternehmenskonstellation darstellen.

Dafür starten wir eine Blogserie entlang der o.g. Einsatzgebiete und Funktionsbereiche. Zudem stellen wir Ihnen in unserer kostenlosen Locinar Weekly Reihe wöchentlich Impulse für die interaktive Gestaltung Ihrer Online-Meetings und Workshops bereit.

Seien Sie gespannt auf viele Einblicke in Tools, Funktionen und Methoden für die digitale Teamarbeit!

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Dann beraten und unterstützen wir Sie gerne individuell in Ihrem Auswahl- und Entscheidungsprozess. Kontaktieren Sie uns einfach per Kontaktformular oder per E-Mail an hallo@locinar.plus und vereinbaren Sie z.B. ein kurzes 20-minütiges kostenloses Erstgespräch. Wir unterstützen Sie gerne bei der Auswahl und Einführung der für Sie passenden Lösungen.

Ihre
Martina Hölscher

Blog-Beitragsbild erstellt mit Canva Pro